La GED, qu'est-ce que c'est ?
La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.
Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.
La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :
Les avantages d'une Gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de :
La GED au service des démarches ISO (qualité, sécurité et/ou environnement)
Dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001, l’entreprise doit définir et respecter les modalités d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmés des documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.
Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées.
Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.