Définition et avantages de la GED

La GED, qu'est-ce que c'est ?

La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.

La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :

  • la création (selon des droits d’approbation définis),
  • l’archivage et le stockage,
  • le classement (constitution de dossiers),
  • l’indexation (association d’informations ou « attributs »),
  • la recherche et la restitution,
  • le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).

Les avantages d'une Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de :

  • rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;
  • limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ;
  • rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ;
  • éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
  • sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;
  • favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

La GED au service des démarches ISO (qualité, sécurité et/ou environnement)

Dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001, l’entreprise doit définir et respecter les modalités d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmés des documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.

Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées.

Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.

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