ISO 9001 version 2015 : quelles évolutions ? quels impacts ?

L’enquête publique autour de la révision de la norme ISO9001 s’est terminée le 25 juillet dernier. Votre entreprise est certifiée sur la norme ISO9001 édition 2008, ou vous êtes en démarche pour, et vous voulez connaitre les principales évolutions de cette nouvelle version, à paraitre en septembre 2015, et leurs impacts sur votre système qualité.

Cet article vous permet de recenser les différents points d’évolution de cette norme.

Structure

En premier lieu, la révision de l’ISO9001 apporte une nouvelle structure. Elle sera alors commune aux différents référentiels de management. L’objectif de cette restructuration est de faciliter la mise en œuvre d’autres référentiels au système déjà en place. Ainsi la future version de la  norme ISO14001 et la future norme ISO sur le management de la sécurité auront cette même architecture. L’architecture partagée sera la suivante :

1. Domaine d’application
2. Références normatives
3. Termes et définitions
4. Contexte de l’organisme
5. Responsabilité de la direction
6. Planification du SMQ
7. Support
8. Réalisation des activités opérationnelles
9. Evaluation des performances
10. Amélioration

Contexte de l’organisme

Vous devrez désormais intégrer la notion de contexte de l’entreprise, qui comprendra :

• les enjeux externes et internes  ayant un impact sur la finalité et l’orientation stratégique de l’entreprise,
• les besoins et les attentes des parties intéressées.

L’objectif pour l’entreprise est de mieux connaitre et appréhender son contexte et de s’assurer que son orientation stratégique et sa finalité répondent bien à ses enjeux. Pour répondre à ce besoin il vous sera nécessaire de revoir périodiquement ses enjeux et ses besoins pour vous permettre de réajuster votre orientation stratégique. Ces exigences n’apparaissent pas sur la version 2008 de la norme, un lien direct est désormais fait entre votre système qualité et votre stratégie d’entreprise. Votre SMQ devient ainsi un réel outil pour le développement de votre entreprise et l’analyse du contexte permettra d’élaborer votre stratégie d’entreprise et la politique qualité qui en découle.

Dans ce chapitre, se trouvent pour la première fois explicitement évoquées des exigences sur les risques et les opportunités. Ces notions sont abordées à plusieurs reprises dans la future norme. Il vous faudra déterminer les risques et opportunités liés :

• aux processus définis,
• à la conformité de vos produits et de vos services,
• à l’amélioration de la satisfaction de vos clients.

L’objectif est de faire de votre SMQ un outil de prévention. Ainsi cette gestion des risques et des opportunités devient un élément d’entrée lors des revues de direction, pour l’amélioration continue et  la planification du SMQ.

Responsabilité de la direction

La direction devra démontrer son engagement concernant :

• l’efficacité du SMQ,
• la compatibilité entre les orientations stratégiques et la politique qualité,
• la communication du SMQ,
• l’amélioration continue,
• l’orientation client.

De plus, notons que la nouvelle version verra disparaitre l’exigence sur le représentant de la direction, renforçant ainsi l’implication de la direction dans la démarche qualité.

La direction endossera le rôle de moteur de la démarche qualité.

Planification du SMQ

Les principales données d’entrée pour la planification de votre SMQ résulteront :

• Des enjeux et des orientations stratégiques définis dans le contexte de votre entreprise,
• Des risques et des opportunités qui nécessitent d’être pris en compte pour atteindre les objectifs souhaités, et prévenir des effets indésirables.

Comme sur la version actuelle de la norme, il sera demandé de définir des objectifs qualité et de mettre en œuvre les actions pour atteindre ses objectifs.

Support

Ce chapitre « Support » regroupe les exigences liées aux ressources, aux compétences, à la sensibilisation, à la communication et aux informations documentées. Il abordera de façon différente certaines exigences décrites dans la norme actuelle.

Tout d’abord, concernant les ressources, les évolutions suivantes sont observées :

• les ressources humaines : l’évaluation de l’efficacité des formations suivies ne sera plus exigée, mais il vous faudra vous assurer que les personnes répondent aux compétences nécessaires,
• la gestion des connaissances comme capital immatériel de l’entreprise : cela exigera de déterminer les connaissances nécessaires au processus et à  l’obtention de la conformité des produits et des services. Il sera demandé de définir les connaissances actuelles et la méthode pour acquérir les compétences supplémentaires.

Concernant la documentation, les 6 procédures obligatoires de la version 2008 ne figurent plus dans la version à venir. Ainsi, les chapitres 4.2.2, à propos du manuel qualité, 4.2.3 concernant la maitrise des documents, 4.2.4 concernant la maitrise des enregistrements ne seront plus des exigences. Il sera demandé de tenir à jour les informations documentées juste nécessaires au soutien du fonctionnement des processus et de les conserver pour avoir l’assurance que ces derniers sont mis en œuvre comme prévu.

Cette évolution de la norme sera l’occasion pour les responsables qualité de faire un nettoyage dans leur système documentaire !

La notion de communication apparaitra comme une activité support. Elle comportera son lot de précision à l’actuel chapitre 5.5.3 sur la communication interne. Ce chapitre demandera de déterminer les besoins de communication interne et externe pertinents pour le bon fonctionnement du système qualité. Vous aurez ainsi à définir les sujets communiqués, le moment, les personnes, et les moyens pour communiquer.

Réalisation des activités opérationnelles

Les modifications majeures liées aux activités opérationnelles portent sur deux axes : le premier concerne les produits et services fournis par des prestataires extérieurs ; le second les activités après livraison.

À propos des exigences liées à la maitrise des produits et services fournis par les prestataires extérieurs, vous devrez être davantage documentés et fournir les éléments suivants :

• L’impact potentiel du prestataire sur l’aptitude de votre entreprise à satisfaire aux exigences de votre client,
• L’efficacité perçue de la maitrise du prestataire externe.

De plus il vous faudra communiquer à ces prestataires vos exigences concernant :

• Les produits et les services qui devront être fournis ou les processus réalisés pour votre compte,
• L’approbation ou la libération des produits, services, méthodes, processus ou équipements,
• Les compétences du personnel et la qualification requise,
• Leurs interactions avec le SMQ de votre société,
• La maitrise et la surveillance des performances du prestataire,
• Les activités de vérification qui seront réalisées dans les locaux du prestataire.

Au sujet des activités après livraison, vous devrez prendre en compte :

1. Les risques et opportunités associés,
2. La nature, l’utilisation et la durée de vie prévue des produits et services,
3. Les retours d’information des clients,
4. Les exigences légales et réglementaires.

Amélioration

Dans ce chapitre “amélioration”, il sera demandé de déterminer et de sélectionner les opportunités d’amélioration pour satisfaire aux exigences de vos clients et accroitre leurs satisfactions. Les typologies données en exemple dans les notes pour les améliorations sont les suivantes :

• Réactive : actions correctives,
• Progressive : amélioration continue,
• Radicale : rupture,
• Créative : innovation,
• Par réorganisation : transformation.

Vous pouvez constater que la notion d’action préventive disparait de cette version pour laisser place à des opportunités d’amélioration.

Résumé

En conclusion les évolutions de la future norme ISO9001 portent sur 7 axes :

1. L’engagement de la direction : la direction devra être un véritable moteur du SMQ et démontrer son engagement dans la démarche qualité.
2. Les risques et les opportunités des activités de votre entreprise.
3. Le contexte de l’entreprise et les besoins des parties prenantes : le SMQ devient un outil aux services de la finalité et des orientations stratégiques de l’entreprise.
4. Les prestataires externes : maitrise des produits et des services qu’ils fournissent.
5. La gestion des connaissances comme capital immatériel de l’entreprise.
6. Les informations documentées : refonte de l’approche documentaire pour que les entreprises travaillent sur les informations documentée dont elles ont besoin.
7. Les besoins de communication de l’entreprise comme activité support.