Définition et avantages de la GED (Gestion Électronique de Documents)

La GED, ou Document Management System (DMS), désigne l’ensemble des pratiques, outils et flux qui permettent de capturer, classer, stocker, partager et archiver les documents au format numérique, de façon sécurisée et traçable. Au-delà de la dématérialisation, une GED moderne devient un vrai moteur de productivité, de conformité et de réduction des coûts.

La GED, qu’est-ce que c’est ?

Mise à jour : 13 juin 2025

La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.

La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :

  • Gouvernance : droits d’accès, chiffrement, journal d’audit et rétention légale.
  • Cycle de vie : versioning, signatures électroniques, archivage probant (NF 461, eIDAS).
  • Recherche & diffusion : plein-texte, filtres facettés, API d’intégration.
  • Indexation : métadonnées (auteur, date, type de document, projet…).
  • Capture : numérisation, OCR, e-mail to PDF.
ged

Chiffres-clés 2025

IndicateurValeurSource
Marché français de la GED9,5 Mds € (2024), +5,3 %/an(adn-entreprise.fr)
Croissance 2019-2021+6,6 %(sprintech.fr)
Marché mondial DMS7,68 Mds $ (2024), CAGR 15,9 % 2025-2030(grandviewresearch.com)
Temps perdu à chercher l’info2,5 h/jour pour un salarié(unleash.so)
Recherche documentaire (bureau)50 min/jour(sprintech.fr)
Documents confidentiels non sécurisés79 %(sprintech.fr)
Infos introuvables au moment voulu20 %(sprintech.fr)
Coût annuel impression / salarié725 $(scanse.io)
Marché mondial de l’OCR13,95 Mds $ (2024), CAGR 13,06 %(imarcgroup.com)

Tester la GED Qualishare

Contactez-nous pour obtenir une démonstration

ged1

Pourquoi adopter une GED ? 8 avantages concrets

La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet :

  • Productivité immédiate
    Jusqu’à une journée/semaine gagnée grâce à la recherche plein-texte et à l’automatisation des workflows.
  • Réduction des coûts papier & impression
    –30 % de dépenses d’impression en moyenne, suppression des archives physiques, gains d’espace.
  • Sécurité & conformité
    Chiffrement AES-256, MFA, traçabilité RGPD, et support des normes ISO 9001, 14001, 45001, 27001.
  • Accès mobile & télétravail
    Consultation depuis navigateur ou appli, hors VPN, avec cache chiffré hors-ligne.
  • Collaboration accélérée
    Co-édition, commentaires contextualisés, signature électronique eIDAS qualifiée.
  • Traçabilité juridique
    Horodatage, conservation probante (NF 461) et plan de classement normatif.
  • Durabilité & RSE
    Empreinte carbone réduite, objectifs CSRD facilités, dashboard Green IT.
  • Scalabilité cloud
    Architecture SaaS multi-tenant ou cloud privé, SLA 99,9 %, micro-services API-first.

La GED au service des démarches ISO (qualité, sécurité et/ou environnement)

Dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001, l’entreprise doit définir et respecter les modalités d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmés des documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.

Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées.

Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.

Cas d’usage sectoriels

Lorsque les bénéfices génériques d’une GED sont déjà connus (productivité, traçabilité, conformité), c’est souvent leur traduction dans un contexte métier précis qui emporte l’adhésion : chaque secteur possède en effet ses propres types de documents, cycles de validation et contraintes règlementaires. Voici comment une GED s’inscrit concrètement dans cinq environnements très différents :

  • Santé & médico-social
    Dossiers patients, résultats d’imagerie, comptes rendus opératoires … autant d’informations sensibles dont la conservation doit respecter le RGPD, la certification HDS et, souvent, l’ISO 13485 pour les dispositifs médicaux. Une GED permet l’import direct depuis les RIS/LIS, le chaînage sécurisé des comptes rendus au DMP et l’archivage probant sur 20 ans. Les praticiens y gagnent un accès instantané et l’établissement réduit drastiquement ses coûts de reproduction papier.
  • Ressources Humaines
    Bulletins de paie, contrats, avenants, justificatifs d’absence : la volumétrie explose avec le télétravail. La GED crée un coffre-fort salarié pour chaque collaborateur, automatise la distribution et la signature électronique (eIDAS) et conserve les pièces le temps légal (5 ans pour les fiches de paie, 50 ans pour l’exposition à l’amiante). Résultat : moins de risques juridiques et une marque employeur modernisée.
  • Industrie, QHSE & supply chain
    Plans, nomenclatures, fiches de poste, certificats matière, rapports d’audit… La conformité aux normes ISO 9001/14001/45001 impose un contrôle de version et une traçabilité fine. La GED couple versioning contrôlé, workflow d’approbation et diffusion au poste de travail (tablettes atelier, écrans andons). Elle alimente aussi le digital thread vers la GMAO et l’ERP, garantissant une continuité documentaire « conception → production → maintenance ».
  • Collectivités & secteur public
    Délibérations, arrêtés, marchés publics, dossiers citoyens : la dématérialisation DGFiP impose des flux PES V2, un archivage SAE, des contrôles d’intégrité (horodatage RGS). La GED prend en charge le parapheur électronique multi-signataires et publie automatiquement les actes sur le portail Open Data, tout en appliquant des durées d’utilité administrative conformes au SEDA 2.1.
  • Éducation & recherche
    Livrets scolaires, mémoires, dossiers d’inscription, publications scientifiques : autant de documents à longue durée de vie. La GED indexe automatiquement auteur, filière, année universitaire ; elle offre un portail de dépôt pour les étudiants et un accès sécurisé pour les jurys. Les universités réduisent l’empreinte papier et sécurisent leurs archives patrimoniales.

Comment choisir votre solution GED ?

Le marché regorge d’offres affichant des fonctionnalités similaires. Pour départager les solutions – et éviter de changer de plateforme dans trois ans – il faut croiser critères techniques, économiques et humains :

  • Cloud ou On-premise ?
    Cloud SaaS : mises à jour automatiques, CAPEX réduit, déploiement rapide, facturation à l’usage – mais dépendance au fournisseur et localisation éventuelle hors UE.
    On-premise / Cloud privé : souveraineté totale et couplage réseau optimisé, mais investissement initial (serveurs, licences) et maintenance interne.
    → Alignez votre choix sur votre politique de sécurité et sur vos contraintes de latence ou de connectivité multisite.
  • Sécurité & certifications
    Chiffrement AES-256, MFA, journal d’audit immuable ; exigez les labels ISO 27001, SOC 2 Type II ou HDS pour la santé. Vérifiez aussi la capacité à gérer la conservation probante (NF 461, RGPD articles 32-35), et la compatibilité avec votre outil IAM (Azure AD, Okta).
  • Expérience utilisateur & mobilité
    Une interface trop complexe condamne l’adoption. Testez la recherche plein-texte, la prévisualisation PDF/Office, les apps iOS/Android offline et la rapidité d’upload de gros fichiers (> 200 Mo). Pensez également à l’accessibilité (WCAG AA).
  • Intégrations & interopérabilité
    API REST documentées, connecteurs prêts-à-l’emploi (SAP, Salesforce, Microsoft 365, Qualishare QSE, Power Automate), moteurs RPA (UiPath, Power Automate Desktop) et SSO. La valeur de votre GED dépend de sa capacité à irriguer l’écosystème IT existant.
  • TCO & ROI
    Comparez le coût sur 5 ans : licences + stockage + formations + migrations vs économies (impression, archivage, productivité). Un simulateur ROI par scénario (fiches de paie, factures fournisseurs, plans de maintenance) aide à objectiver la décision.
  • Potentiel d’évolution
    Demain, vous voudrez peut-être ajouter la recherche sémantique IA, la classification automatique par LLM, ou le records management. Choisissez une plateforme modulaire, micro-services, avec marketplace ou SDK pour étendre les fonctionnalités sans big-bang.

Déploiement en 6 étapes

Réussir une GED ne se limite pas à installer un logiciel : c’est un projet de conduite du changement qui engage les processus, les données et les personnes. Une approche par étapes sécurise la montée en charge et maximise l’adhésion :

  • Audit documentaire & cadrage
    Cartographiez vos flux : formats, volumes, parties prenantes, coûts cachés (impression, stockage, temps de recherche). Fixez des objectifs SMART (ex. « réduire de 40 % les temps de validation de contrats »). Ce diagnostic sert de base au cahier des charges.
  • Architecture cible & design des workflows
    Définissez le plan de classement, la nomenclature de métadonnées, les règles de cycle de vie et les circuits d’approbation BPMN. Validez la compatibilité avec votre SI (AD, ERP, CRM). Modélisez la volumétrie future et la répartition chaud/froid des données.
  • Migration & clean-up
    « Garbage In, Garbage Out » : triez, dé-dupliquez, appliquez des règles de nommage uniformes. Utilisez des outils ETL ou scripts pour injecter automatiquement les méta-données (auteur, projet, client). Prévoyez un pilote sur un périmètre limité avant le roll-out global.
  • Formation et conduite du changement
    Choisissez une approche train-the-trainer : formez des « champions » métier qui relaieront les bonnes pratiques. Créez tuto vidéo, FAQ, cheatsheet PDF. Communiquez les bénéfices rapides (ex. recherche en 2 s) pour convaincre les plus réticents.
  • Suivi & amélioration continue
    Définissez des KPI (taux d’adoption, nombre de versions, temps moyen d’approbation, économies papier). Programmez des revues trimestrielles, ajustez les workflows et ouvrez progressivement de nouveaux cas d’usage (RPA, IA de classement). Adoptez le cycle PDCA pour inscrire la GED dans une démarche ISO d’amélioration continue.

Tester la GED Qualishare

Contactez-nous pour obtenir une démonstration

FAQ

Vous vous posez encore des questions avant de franchir le pas ? Cette FAQ rassemble les interrogations les plus fréquentes que nous rencontrons lors des projets GED : aspects techniques, retour sur investissement, conformité ISO, adoption par les équipes… Parcourez-la ; en quelques minutes vous saurez si la gestion électronique de documents est la solution qu’il vous faut !

Une GED (Gestion Électronique de Documents) capture, indexe, versionne, sécurise et archive les documents tout au long de leur cycle de vie. Contrairement à un partage réseau classique, elle offre une recherche plein-texte, des workflows d’approbation, un contrôle fin des droits d’accès et une traçabilité juridique (journal d’audit immuable).

Tous : contrats, factures, bons de livraison, dossiers RH, plans techniques, e-mails, photos, vidéos, formulaires scannés, etc. Les GED modernes intègrent l’OCR et la lecture de codes-barres pour indexer automatiquement PDF, images et pièces jointes.

Réduction du temps de recherche d’information, accélération des circuits de validation, diminution des coûts d’impression et d’archivage papier, meilleure conformité (RGPD, ISO, HDS…), continuité du télétravail et pilotage complet du cycle de vie documentaire.

Non ; les normes exigent une maîtrise documentaire, pas un outil précis. Cependant, une GED facilite le § 7.5 en automatisant le versioning, l’accès contrôlé et la preuve de diffusion des documents.

Additionnez : (1) temps gagné × coût horaire, (2) économies d’impression, (3) économies de stockage, puis soustrayez le coût total de la GED. Dans la plupart des PME, le retour sur investissement se fait en moins de 12 mois.

L’ECM (Enterprise Content Management) englobe la GED, la gestion de contenu Web et la publication. Le Records Management se concentre sur la conservation à valeur probante avec règles de rétention et destruction planifiée. La GED constitue le cœur opérationnel (capture → archivage).

Cloud SaaS : mises à jour automatiques, déploiement rapide, paiement à l’usage. On-premise / Cloud privé : souveraineté complète sur les données et intégration réseau locale, mais CAPEX plus élevé. Le choix dépend de vos exigences de conformité, de latence et de budget.

Utilisez le chiffrement AES-256 au repos et TLS en transit, l’authentification multifacteur, des rôles et matrices d’autorisation, un journal d’audit immuable, un PRA/PCA et une conformité ISO 27001 ou HDS selon votre secteur.

Environ 6 à 12 semaines pour un pilote : audit (2 sem.), migration (2-4 sem.), configuration sécurité/workflows (1-2 sem.), formation et conduite du changement (1 sem.). Un déploiement multi-sites complet peut prendre 4 à 6 mois.

Désignez des “champions” métiers, proposez des tutoriels vidéos courts, intégrez la GED dans Teams/Outlook/ERP pour éviter la double saisie, valorisez les gains rapides (recherche en 2 s) et organisez un feedback continu pour améliorer les workflows.