Nos conseils pour déployer une GED efficace
Voici une liste de conseils utiles à destination des chefs de projet GED. Que vous soyez responsable QHSE, responsable SI, ces conseils vous permettront de déployer une gestion électronique des documents (GED) efficacement.
Soyez chef de projet utilisateur
En tant qu’acteur de l’entreprise et utilisateur de la solution, votre rôle est primordial dans la mise en œuvre de la gestion électronique des documents (GED). En effet, étant au cœur de l’organisation de l’entreprise, vous disposez d’une vision transversale indispensable pour sa mise en œuvre.
En outre, la mise en œuvre d’une gestion électronique des documents (GED) est un projet à part entière qui doit être planifié et déployé de manière méthodique. Vous serez là aussi pour cadrer le projet et vous assurez de l’efficacité de son déploiement.
N’imposez pas les choix aux utilisateurs
Procéder ainsi, c’est s’assurer que les utilisateurs n’adhèreront pas à la démarche et ne suivront pas les règles établies. Il convient donc de les associer à la recherche des solutions permettant de répondre à leurs besoins.
Ne partez pas sur une solution non évolutive
Les besoins en matière de gestion documentaire n’ont de cesse d’évoluer avec le contexte de l’entreprise. Le choix de la solution doit se porter sur la capacité du logiciel et de son éditeur à pouvoir faire évoluer son application, à le rendre compatible et communicante avec d’autres applications.
Ne mettez pas en œuvre des usines à gaz
Les solutions les plus simples sont souvent les plus efficaces et surtout les plus admises par le personnel. Même s’il est tentant de chercher à satisfaire les moindres désirs des utilisateurs, il convient tout de même de rechercher en permanence le juste compromis entre fonctionnalités et facilité de mise en œuvre et d’utilisation.
Assurez-vous de la conformité de la solution retenue aux référentiels sur lesquels vous évoluez
Vous devez vous assurer que le produit choisi propose un fonctionnement répondant aux exigences des référentiels normatifs tels que l’ISO 9001, EN 9100, ou encore la réglementation FDA 21 CFR 11.
Pour cela la connaissance du domaine d’activité par l’éditeur est indispensable !
