Mise en œuvre d’une gestion électronique des documents (GED) : les bonnes pratiques

Votre système documentaire devient lourd et sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage des documents essentiels.

La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela mais sa mise en œuvre ne se fait pas sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené méthodiquement et avec le concours de tous.

Mais alors en quoi la GED peut contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise documentaire ? Et comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?

La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :

• l’archivage et le stockage,
• le classement,
• l’indexation (association d’informations, « métadonnées » ou « attributs »),
• la recherche et la restitution,
• le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).

Comme tout projet la mise en œuvre d’une GED demande d’en connaître la finalité ainsi que les modalités de déploiement et de suivi.

Comprendre les enjeux de la GED

Les avantages d’une GED

La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de :

• rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;
• limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ;
• centraliser l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ;
• éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
• sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;
• favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

La GED au service des démarches qualité et de l’environnement

Dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001 et les autres normes de management, l’entreprise doit définir et respecter les modalités d’élaboration, de diffusion, de gestion des versions périmées des informations documentées ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.

Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées.

Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.

Budgétiser le projet de GED

Au-delà des coûts inhérents à la licence logicielle, la mise en œuvre d’une GED occasionne des coûts à la fois directs et indirects qui ne sont pas toujours évidents à identifier mais qu’il est nécessaire de budgétiser.

Parmi les étapes génératrices de coûts, on compte :

• La définition du plan de classement. Un expert en organisation peut accompagner l’entreprise sur la (re)définition de l’arborescence de classement.
• La définition des procédures d’utilisation et de sauvegarde.
• Le paramétrage de base (définition des différentes tables : annuaire, utilisateurs, etc…).
• Le déploiement qui nécessite de la ressource en interne en fonction de la taille de l’entreprise et l’étendue de la documentation.
• L’acquisition et l’intégration des archives papier existantes.
• La prise en compte des spécificités métier.
• La promotion de l’outil en interne (campagnes de sensibilisation et d’information).
• La formation des administrateurs et utilisateurs référents.
• L’accompagnement et le suivi de l’expérience d’utilisation.
• L’optimisation de l’outil à partir des retours des utilisateurs.

Selon le niveau de maturité de l’entreprise vis-à-vis des technologies informatiques, la mise en œuvre d’une GED peut être longue, fastidieuse et surtout coûteuse. Il convient donc de bien intégrer ces aspects dans la définition du budget.

Le choix de la solution logicielle et de l’éditeur est bien évidemment décisif dans le succès du projet GED. Son expérience dans la conduite de projets GED peut permettre de réduire grandement le temps et coûts associés et d’éviter les erreurs communément rencontrées sur ce type de projet.

Mettre en œuvre la GED en 5 phases

Phase 1 : le choix de la solution

Le choix de la solution doit se faire de manière factuelle en confrontant plusieurs solutions du marché sur la base de critères tels que :

• Les fonctionnalités du produit : notion de type de documents, gestion des utilisateurs, gestion des cycles de vies et versions, formats supportés, limitations aux formats des documents, limitations de taille ou de volumétrie, etc…
• L’architecture et l’ouverture avec d’autres logiciels internes : Compatibilité Windows et autres OS, existence d’API (connecteurs permettant de communiquer avec d’autres logiciels), possibilité de production de fonctions personnalisées, intégration avec d’autres applications, etc…
• L’étendue du partenariat avec l’intégrateur : proximité, compétences et expérience similaires, offres d’accompagnement, etc…

Phase 2 : création du plan de classement et des droits d’accès

La première étape consiste à définir un plan de classement, une arborescence qui définit les endroits où sont stockés les documents et les liens logiques entre chaque section.

Cette étape ne doit pas être sous-estimée puisqu’il s’agit du socle de l’outil. Le choix doit se faire avec un groupe de réflexion constitué des utilisateurs, du pilote du projet en interne, de l’intégrateur et éventuellement d’un expert en organisation des systèmes d’information.

Le plan de classement peut être déployé selon plusieurs logiques :

• Approche clients,
• Approche processus,
• Approche service,
• Etc…

L’approche processus semble néanmoins la plus appropriée dès lors que cette approche a déjà été menée et que les processus de l’entreprise sont identifiés.

Une fois l’arborescence définie, il convient de définir les droits associés à l’élaboration, à la validation et à la consultation des documents. Ces règles seront ensuite intégrées au workflow de gestion documentaire lié à l’outil.

Phase 3 : faire l’acquisition / la reprise des documents

L’acquisition / la reprise des documents se fait généralement en trois temps.

1. La numérisation des documents archivés sous forme papier. Les outils de reconnaissance de texte facilitent grandement la tâche pour ensuite les retrouver avec une recherche par mots clés.
2. L’intégration des documents électroniques existants. Il s’agit des documents déjà créés et archivés sous forme électronique (documents word, pdf, tableurs, etc…).
3. La production de documents électroniques avec la solution de GED.

Cette phase constitue une part significative du projet. Il convient de ne pas en sous-estimer la charge. C’est aussi l’occasion de faire du ménage dans les documents existants et de ne reprendre que l’essentiel.

Phase 4 : classer et stocker les documents

Cette phase consiste à alimenter les dossiers et répertoires créés selon l’arborescence définie. Elle est la plus difficile à maintenir car si les règles établies sont généralement suivies au début du projet, elles tendent à ne plus être systématiquement respectées par la suite.

C’est à ce niveau que le pilote du projet doit faire preuve de pédagogie et de rigueur pour faire respecter les règles établies. Mais il sera grandement aidé par l’outil choisi. En effet, si l’outil est suffisamment autoporteur, les règles de gestion ne pourront être que respectées.

Des audits documentaires peuvent être menés périodiquement pour s’assurer du respect et de l’homogénéité des pratiques. L’outil pourra aussi prévoir des statistiques d’utilisation de la GED et fera ressortir les éventuelles défaillances / retards dans la gestion documentaire.

En conclusion

La GED offre ainsi des possibilités de communication transversales, inter les services. Elle est donc le « bras armé » de l’approche systémique de l’entreprise. C’est en ce sens qu’elle doit être déployée, de manière compatible avec la démarche qualité.

En tant que membre du service qualité et utilisateur de la solution, votre rôle est primordial dans la mise en œuvre de la GED. En effet, étant au cœur de l’organisation de l’entreprise, vous disposez d’une vision transversale indispensable pour sa mise en œuvre.

En outre, la mise en œuvre d’une GED est un projet à part entière qui doit être planifié et déployé de manière méthodique.